Tietosuoja

Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry:n verkkosivujen sekä jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 27.2.2018
Viimeksi päivitetty: 1.8.2021

1. Rekisterinpitäjä

Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry
Y-tunnus: 2165099-3
Postiosoite: Äimäkuja 6, 90400 OULU
Sähköposti: hallitus@tkd-akatemia.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Ari Kairala
webmaster@tkd-akatemia.fi

3. Tietosuojavastaava

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti artiklan 9:n mukaisten erityisten henkilötietoryhmien käsittelyn vuoksi rekisterille on nimettävä tietosuojavastaava. Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry:n tietosuojavastaavana toimii:

Ari Kairala
webmaster@tkd-akatemia.fi

4. Rekisterin nimi

Taekwon-Do Akatemian verkkosivut sekä jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. hallituksen jäsen, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Toimihenkilöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on edellä mainittujen lisäksi seuran toiminnan markkinointi verkkosivuilla.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

6. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Henkilötunnus, jota käytetään lajilisenssien tilaamiseen harrastajille (ks. Suomisportin ja Suomen ITF Taekwon-Don tietosuojaselosteet)
  • Alaikäisen jäsenen osalta
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin, lajiliiton lisenssiin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä: nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry:lle.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää. Taikala Oy ylläpitää erillistä myClub-palvelun tietosuojaselostetta.

Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry:n jäsenten henkilötietoja siirretään Suomen ITF Taekwon-Don käyttämään Suomisport-järjestelmään lisenssien ostamista varten (tietosuojaseloste). Lisäksi tapahtumiin ilmoittautuneiden jäsenten tietoja ilmoitetaan tarvittavissa määrin (nimi, syntymäaika, sukupuoli, vyöarvo, sähköpostiosoite, tapahtumaa koskevat lisätiedot) Suomen ITF Taekwon-Don TKDMAN-ilmoittautumisjärjestelmään (tietosuojaseloste) sekä Scoopinion Oy:n tuottamaan Kihapp-kilpailujärjestelmään (tietosuojaseloste).

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta luottamustoimen päättymishetkestä
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta jäsenyyden päättymishetkestä

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään. myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

11. Evästeiden käyttö

Taekwon-Do Akatemia yhdistys ry:n verkkosivuilla käytetään evästeitä parantaaksemme käyttäjäkokemusta, analysoidaksemme sivuston suorituskykyä sekä käyttöä ja tarjotaksemme sosiaaliseen mediaan liittyviä toimintoja. Välttämättömien evästeiden käyttö on pakko hyväksyä, jotta sivustoa voi käyttää. Tilastollisten ja sosiaalisen median evästeiden hyväksyminen on vapaaehtoista. Evästeasetusten vahvistaminen tehdään sivuston ensimmäisellä käyttökerralla, mikäli selaimesta ei ennestään löydy sivustoa koskevia evästeitä. Evästeasetuksia on mahdollista muokata milloin vain sivuston alapalkista.

Verkkosivujen evästeiden käyttö ei koske Taikala Oy:n tuottamaa myClub-jäsenpalvelua. MyClub käyttää erillisiä evästeitä, joista kerrotaan myClubin evästekäytännöissä.